Что нужно знать об управлении розничной инвентаризацией

Что нужно знать об управлении розничной инвентаризацией Что нужно знать об управлении розничной инвентаризацией

В пятом издании своей книги «Retail in Detail» владелец розничного бизнеса и консультант Рональд Л. Бонд предлагает владельцам малого бизнеса обновленное и без излишеств руководство в мир розничной торговли. В этом отредактированном отрывке автор объясняет, какой тип системы инвентаризации вы должны ввести в действие и почему.

Одной из наиболее трудоемких задач, с которыми вы будете сталкиваться в работе с розничным магазином, является контроль товара на складе. Если у вас не очень узкий ассортимент выпускаемой продукции, то вы будете тратить значительное количество времени на отслеживание товаров. Хотя это требует труда и дисциплины,  хорошая система инвентаризации поможет вам удовлетворить потребности ваших клиентов - ключ к успешно растущему  бизнесу.

 

Вот некоторые преимущества хорошей системы инвентаризации:

Контроль краж. Без системы инвентаризации невозможно знать, обманывают ли вас покупатели или сотрудники, пока не стало слишком поздно.

Обслуживание клиентов. Вы можете избежать недостачи на складе, определить, есть ли он в наличии, и  его местонахождение при наличии системы отслеживания. Вы также можете отследить отсутствующие предметы  на собственном складе, их цены и производителя.

Финансовый менеджмент. Система инвентаризации поможет вам отслеживать то, как продвигается ваш бизнес. Вряд ли имеет смысл работать  весь год, не зная состояния вашего склада.

Отслеживание продукции. Вы можете отслеживать конкретные предметы и отсеивать неходовой товар с помощью продаж или скидок.

Есть ряд компьютерных программ, доступных для управления инвентаризацией. Некоторые из них относительно недорогие. Многие позволяют печатать и читать этикетки штрих-кода, распечатывать счета и обеспечивают полный спектр отчетов и статистики.

Одним из недостатков  использования системы инвентаризации является невозможность использования инвентарного номера, относящий предмет к определенному продукту и поставщику. Вы всегда можете посмотреть информацию в системе, но это не определяется артикулом, и у вас  не так много  времени, чтобы отследить его, когда вы ждете  клиентов.

Вы также можете использовать программы базы данных, такие как Microsoft Access, для управления запасами. Эти программы могут обработать практически любой вид описательной кода продукта, но они требуют больше компьютерных навыков для разработки, чем система. Вы также должны будете разрабатывать собственные отчеты и статистические анализы.

Если вас не устраивает программное обеспечение, вы можете начать с карточной системы. Вы можете приобрести печатные карты инвентаризации в магазине канцелярских товаров, на которых есть место для кода товара, описания, поставщика, стоимости, розничной цены, начального запаса, продаж и текущего баланса.

Когда приходит новый элемент, вы будете давать ему уникальный код инвентаризации и вписывать в карточку описание, вашу стоимость, розничную цену и начальное количество на складе. Простая система кодирования использует буквенно-цифровые коды, причем первые несколько цифр -  аббревиатура названия поставщика, а затем номер продукта. Например, изделия из компании под названием Homespun Cottage можно кодировать HC-1, НС-2 и так далее.

Когда вы продаете товар, пишите код инвентаризации на товарном ярлыке. В конце дня, обновляйте перечень карт по товарным ярлыкам.

Даже если вы используете компьютерную систему, вы все еще можете использовать те же товарные ярлыки, кодирование товаров, ежедневный учёт и системы ценообразования. Разница лишь в том, что вы будете вводить ежедневные продажи и квитанции в генерируемые компьютером распечатки, а затем  помещать в компьютер еженедельно или ежемесячно. Каждый месяц обновляйте перечень и составляйте новую распечатку для последующего.

Теперь, когда вы понимаете механику системы инвентаризации, вам нужно установить некоторые правила для управления запасами. Знания о правильной инвентаризации бесполезны, если вы не используете их для улучшения продаж и прибыльности вашего магазина.

 

Следите за следующими показателями:

Предметы, которые хорошо продаются и имеют низкий баланс запасов. Для такого типа товара полезно будет отметить на инвентарной карточке или компьютерном листе желательность повторного заказа.

Товары, которые медленно продаются и залёживаются на складе. Если это не сезонные товары, которые будут продаваться позже, вы должны рассмотреть вопрос о создании распродажи, чтобы избавиться от них и вложить деньги в более ходовую продукцию.

Горячие товары, продажи которых  выросли. Для этих товаров вы должны увеличить количество заказов или сделать специальный заказ, чтобы воспользоваться всплеском продаж.

Заключительным этапом инвентаризации является ежегодная физическая инвентаризация. Это необходимо для разумного финансового управления вашим магазином и не должно быть пропущено. Вы должны сделать это в конце вашего налогового года, который почти всегда совпадает с календарным.

Для начала составьте списки из вашей системы инвентаризации перед физическим подсчетом и используйте их, чтобы сделать ваш подсчет. Эти списки должны включать код товара, стоимость за единицу и количество инвентаря наряду с пространством для фактического подсчета и местом для общей стоимости этого элемента в наличии.

После подсчета рассчитайте стоимость путем умножения себестоимости на фактическое количество. Затем сложите все данные этой колонки для всех элементов, чтобы получить общее значение инвентаризации. С ручной системой вы делаете это собственноручно, но компьютеризированная система инвентаризации можно вычислить значения с различиями между фактическими и записанными запасами. Сравнивая эти записи, вы будете иметь представление о потере товаров путём краж или исчезновения.